Gibt es eine Geschäftskonto-Pflicht?
Die Wahl des richtigen Geschäftskontos ist nicht einfach. Was muss das Konto für die Firma leisten, was darf es kosten?
Pauschal beantwortet, gibt es keine Pflicht für ein Geschäftskonto – zumindest für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler. Somit ist es grundsätzlich möglich, auch über ein privates Konto geschäftliche Transaktionen vorzunehmen.
Anders verhält sich das bei einer Kapitalgesellschaft. Wenn Sie eine eV, KGaA, eG, AG, UG und GmbH führen, müssen Sie ein Geschäftskonto eröffnen. Der Grund: Vor dem Gesetz gelten Sie als juristische Person mit Rechtsverantwortung und Geschäftsfähigkeit.
Wenn Sie ein privates Konto nutzen
Wenn Sie als Selbstständiger, Kleinunternehmer oder Freiberufler starten und ein privates Girokonto für geschäftliche Zwecke nutzen, ist das nicht verboten. Aber: Viele Banken verbieten den „Missbrauch“ eines Girokontos als Geschäftskonto. Schauen Sie daher vor her immer in die Geschäftsbedingungen der Bank nach.
Der Grund für dieses Vorgehen: Wer ein privates Konto geschäftlich nutzt, hat deutlich mehr Buchungen und Transaktionen. Es wird also intensiver genutzt, wovon die Bank finanziell gesehen aber nichts hat.
Alles in allem ist es auch für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler ratsam, ein Geschäftskonto zu führen, um private und geschäftliche Ausgaben deutlich voneinander zu trennen.
Vorteile eines Geschäftskontos
Ein Geschäftskonto bietet viele Vorteile, die vielleicht auch Sie davon überzeugen können, solch ein Kontomodell einem privaten Girokonto vorzuziehen.
Kosten: In der Regel können Sie die Gebühren für das Geschäftskonto als Kleinunternehmer in der Steuererklärung als Betriebsausgabe geltend machen. Somit fallen die Kosten für ein Geschäftskonto mitunter deutlich niedriger aus als bei einem privat geführten Girokonto.
Organisation: Ein Geschäftskonto sorgt für mehr Ordnung und Übersichtlichkeit bei den Finanzen. So behalten Sie leichter den Überblick über Ihre geschäftlichen Finanzen. Gleichzeitig haben Sie sämtliche Kontobelege an einem Ort, was die Nachweispflicht beim Finanzamt deutlich erleichtert.
Zusatzfunktionen: Viele Geschäftskonten werden bereits mit attraktiven Zusatzfunktionen angeboten wie einer Buchhaltungsintegration oder das schnelle einscannen von Rechnungen und Belegen. Oft ist es zudem möglich, Unterkonten anzulegen, um beispielsweise Rücklagen für Investitionen oder Steuerzahlungen zu bilden.
Die richtige Kontowahl: Darauf sollten Sie achten
Generell ist es wichtig, mehrere Kontomodelle miteinander zu vergleichen. Geschäftskonten variieren je nach Anbieter hinsichtlich Aufbau, Kosten und Features. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, damit Sie auch das passende Produkt für Ihre Ansprüche finden. Geschäftskonten werden in der Regel von drei großen Anbietern vermarktet: Filialbanken, Online- oder Direktbanken und Fintechs (Smartphone-Banken).
Filialbanken: Filialbanken bieten den Vorteil, dass Sie immer einen Ansprechpartner vor Ort haben. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie in naher Zukunft einen Geschäftskredit abschließen wollen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Filialbanken ein Bankautomatennetz bieten, wo Sie jederzeit Bargeld einzahlen und abheben können – in der Regel ohne weitere Kosten. Nachteil bei Filialbanken: Das Angebot ist in der Regel teurer und auf „neumodische“ Zusatzleistungen müssen Bankkunden oft verzichten.
Direktbanken: Direktbanken sind ausschließlich online verfügbar und besitzen kein eigenes Filialnetz. Oft kooperieren Sie aber mit Filialbanken, wodurch Sie als Kunden deren Bankautomaten im besten Fall kostenlos nutzen können. Online- und Direktbanken vermarkten Ihre Konten zu günstigen Konditionen und bieten zudem Finanzierungsdienstleistungen an.
Fintechs: Wenn Sie auf Technologie und Innovation setzen, sind Sie bei den Smartphone-Banken genau richtig. Diese werden in der Regel ausschließlich über eine App geführt und bieten zahlreiche attraktive Zusatzfunktionen wie eine Buchhaltungslösungen, Rechnungssoftware oder Finanzplaner mit an. Auch diverse Unterkonten können erstellt und Kredite mitunter beantragt werden. Eine Konto-Eröffnung ist in der Regel schnell und recht unbürokratisch möglich.
Nachteil: Wenn Sie viel mit Bargeld zu tun haben, werden Sie aufgrund fehlender Einzahl- und Auszahlmöglichkeiten bei Fintech-Banken verzweifeln. Zudem handelt es sich bei Fintechs um junge Unternehmen, die bei mangelndem Erfolg schnell wieder vom Markt verschwinden können. Klassische Banken sind hingegen fest etabliert und bieten in dieser Hinsicht mehr Sicherheit.
Achtung: Einige Direktbanken und Fintechs vermarkten keine Geschäftskonten für UGs oder GbRs. Achten Sie bei der Wahl Ihres Kontos darauf.
Kosten für Ihr Geschäftskonto
Die Kosten für ein Geschäftskonto variieren je nach Anbieter und Bankenart. In der Regel zahlen Sie rein an Kontoführungsgebühren bei klassischen Filialbanken mehr als bei Direktbanken und Fintechs. Neben der monatlichen Kontoführungsgebühr, die zwischen 0 und im hohen zweistelligen Bereich liegen kann, können weitere Kosten entstehen, zum Beispiel für Auslandsüberweisungen, beleglose oder beleghafte Buchungen, Geldkarten und Ein- sowie Auszahlungen.
Werfen Sie vor der Kontoeröffnung immer einen Blick in das Preis-Leistungsverzeichnis, wo alle Kosten aufgeführt sind.
So eröffnen Sie ein Geschäftskonto
Wenn Sie ein Geschäftskonto eröffnen wollen, haben Sie je nach Bank zwei Möglichkeiten. Bei einer Filialbank eröffnen Sie das Konto in der Regel vor Ort. Alternativ können Sie auch ein PDF-Formular herunterladen und ausfüllen. Das bringen Sie dann zur Post, wo Sie sich mit Ihrem Personalausweis identifizieren müssen.
Bei Direktbanken und Fintechs erfolgt die Kontoeröffnung ausschließlich online. Auch hier füllen Sie entweder ein PDF-Dokument oder direkt auf der Website oder in der App ein Antragsformular aus. Dann müssen Sie sich identifizieren. Entweder per oben beschriebenem PostIdent. Oder Sie nutzen das VideoIdent-Verfahren. Dabei werden Sie von einem Bankmintarbeiter per Videocall kontaktiert. In dem Videogespräch müssen Sie Ihren Personalausweis in die Kamera halten.
Bei der Eröffnung eines Geschäftskontos müssen Sie unter anderem folgende Angaben machen:
- vollständiger Name
- Anschrift des Geschäftssitzes
- Geburtsdatum und -ort
- Name des Unternehmens, Branche und Rechtsform
- mitunter weitere Unterlagen wie Gewerbeanmeldung, Gesellschaftervertrag oder Auszug aus dem Handelsregister (gilt für eingetragene Kaufleute sowie Personen- und Kapitalgesellschaften KG, oHG, GmbH oder UG)